תוך כדי האירוע, ניתן כבר לצפות את מידת הצלחתו, כשרואים לאן זורמים האנשים ומה הם עושים. אם האנשים פסיביים, שקטים מדי כשאין הרצאות או פעילות מאורגנת, והם בקושי נוגעים במשקאות ובקייטרינג, סביר להניח שמשהו לא נעשה נכון. כדי למנוע את המצב הזה מראש, כדאי לדעת מהם כללי עשה ואל תעשה באירועים עסקיים שיבטיחו לכם הצלחה ואת שביעות רצון הלקוחות ואורחיהם.
לוקיישן, לוקיישן, לוקיישן
אם החלל נבחר בגלל מחיר נוח אבל אינו מתאים למספר האנשים, לאופי האירוע ולמה שתכננתם שיהיה בו, כמו שירותי בר ודוכני מזון לדוגמה, זה יורגש וישפיע על כל מהלך האירוע. מקום צר מדי שבו האנשים מצטופפים, או להפך – מקום גדול כל כך שהאנשים הולכים בו לאיבוד ומתקבלת תחושה שפחות מדי קהל נתן אמון באירוע שטרחתם עליו כל כך.
עיצוב המקום ותכנונו
נסו להתאים את העיצוב ואת הגימיקים למהות האירוע. אם אתם רוצים להדהים בעיצוב מרהיב כי יש לכם תקציב מתאים לכך, קחו בחשבון שלא יבוא על חשבון נוחות הקהל או האופי שלו. טעויות אפשריות: יותר מדי אלמנטים מעוצבים שתקועים ברחבה או בדרך לדוכני המזון, גימיקים ססגוניים מדי לקהל מאופק או עיצוב מהודר לקהל שאוהב לחגוג במרץ במיוחד לאחר שתיית אלכוהול.
קייטרינג מוצלח ?
היום נהוגות כמה שיטות הגשת כיבוד לאורחים – מזנון חופשי, הגשת תפריט קבוע מראש ליד השולחנות או דוכני מזון ועגלות למיניהן. גם כאן רוח העסק קובעת. עסקים מכובדים ואלגנטיים יותר עשויים להעדיף הגשת תפריט ליד השולחן בגלל הסגנון המסודר. אבל גם דוכני מזון, לדוגמה, שנחשבות אולי יותר נוחות לישראלים בגלל העצמאות שלהם, יכולות להתאים אם המזון המוגש בהן איכותי ועילי, כמו סושי או אוכל אצבעות מעודן, כך שתקלעו לטעם של כולם.
שירותי בר ומשקאות למיניהם
משקאות אלכוהוליים הם ממריצי שמחות ידועים, אבל כמובן שיש אירועים שבהם הם אמורים להיות במידה, כמו אירועים רציניים מתחום הפוליטיקה או קבוצות שאינן מעודדות שתיית אלכוהול. אבל ברוב האירועים, במיוחד אם הם נערכים ביום, השתייה המתונה מבוקשת במיוחד. ההצלחה טמונה במבחר המכובד והאיכותי, במקצוענות של הברמנים ובמלצרים שמגישים את המשקאות עד השולחן, כך שהשמחה לא נעצרת באמצע כדי לקום למלא את הכוס. משקאות נוספים חביבים הם הסמות'יז והשייקים למיניהם, או בר קפה משובח שיוגש בסוף האירוע לכל מי שצריך להתרענן עם קפאין טוב.
לפרטים נוספים, צרו קשר עם חברת ג'וי הפקות אירועים שמתמחה בתחום העסקי והפרטי; הקמת דוכני מזון, שירותי בר, בר אקטיבי, קייטרינג ועוד.