כל מעסיק יודע שקליטת עובד חדש בעסק או בחברה הוא תהליך בירוקרטי שדורש לא מעט טפסים שהעובד החדש נדרש למלא. בעוד שבעבר הייתה אפשרות למלא את כל הטפסים המדוברים בצורה ידנית בלבד, הקדמה הטכנולוגית והמציאות הדיגיטלית המתקדמת שאנו חיים בה כיום מאפשרת לכל עסק לנהל את כל תהליך קבלת העובד מבחינת הטפסים שעליו לחתום עליהם אונליין. באמצעות מערכות ייעודית לצורך יצירת טפסים מקוונים רלוונטיים, אפשר כיום לקבל עובד חדש למערכת עסקית בצורה קלה, נוחה, יעילה ומוצלחת.
על איזה טפסים יש צורך להחתים עובד חדש?
ישנם כמה טפסים שכל עובד חדש שהתקבל למקום עבודה כזה או אחר נדרש לחתום עליהם. ראשית כל, כל עובד צריך לחתום על חוזה העסקה המפרט את כל הזכויות שלו ומאידך כל החובות שלו למקום העבודה. חשוב מאוד לעבור על החוזה המדובר בצורה יסודית ולוודא שהואמ לא פוגע באופן כלשהו בזכויות של העובד. כיום כבר אין צורך להחתים את העובד בצורה פיזית על חוזה עבודה וניתן לשלוח לו אונליין את החוזה, על מנת שיעיין בו בזמנו החופשי, יחתום עליו בצורה מקוונת וישיב אותו באופן מקוון למעסיק.
מעבר לחוזה העסקה שמהווה את אחד המסמכים החשובים ביותר שכל עובד חדש נדרש לחתום עליהם טרם הוא מתחיל לעבוד במקום עבודה כזה או אחר, כל עובד שכיר צריך להגיש למעסיק שלו טופס 101 עם הכניסה שלו למקום העבודה ולאחר מכן, בתחילת כל שנה. גם טופס 101 ניתן להציע כיום לכל עובד חדש למלא אונליין.
כעובד, כל אחד יכול למלא את הטופס המקוון בצורה קלה והנוחה מהמחשב שלו בביתו או מהמכשיר החכם הסלולרי שלכם, לרבות צירוף חתימתו באופן מקוון וצירוף של כלל האישורים הנדרשים באותה הצורה. כמעסיק, ניתן ליצור טפסי 101 מותאמים לכל ארגון, כאשר הטפסים מגיעים חתומים מכל עובד חדש ישירות למייל של המעסיק או לכל מקום אחר שהוגדר מראש.
ניתן ליצור התאמות בטופס כמו הוספת לוגו של החברה, הוספה של טופס פרטי חשבון בנק, הוספה של טופס הודעה על תנאי עבודה ועוד.
חשוב לדעת כי החוק בישראל מחייב כל מעסיק לעובדים שלו תוך 30 יום מהיום שהעובד התחיל לעבוד אצלם תנאי עבודה. גם במקרה הזה המעסיק יכול לשלוח בצורה מקוונת את תנאי העבודה לרבות השכר, תנאים סוציאליים, שעות עבודה ועוד.
מדוע כדאי להשתמש בטפסים אונליין לקבלת עובד חדש?
בחירה במערכת המאפשרת יצירת טופס אונליין לכל מטרה, לרבות הטפסים שכל עובד חדש צריך למלא היא ללא ספק אחד הדברים הנוחים והטובים ביותר עבור כל עסק. מעבר לעובדה שמדובר על דבר שחוסך שימוש בנייר ועל כן הופך את העסק לעסק ירוק יותר וידידותי יותר לסביבה, אין ספק שהרבה יותר קל ונוח להשתמש בטפסים דיגיטליים, לאפשר לעובד לקבל אותם בצורה נוחה, למלא אותם בכל מקום וכל זמן ולהחזיר אותם בצורה נוחה למעסיק. כמו כן, אין ספק שלכל עסק יהיה מסודר ויעיל יותר לקבל טפסים דיגיטליים. כמו כן, האפשרות להתאים את הטפסים הנדרשים לצרכים של העסק באופן מדויק, גם היא מהווה יתרון גדול לעסק.