ערב חג הפסח השיק פורום יושבי ראש ארגוני המתנדבים במודיעין מכבים רעות את תקנון הפורום. רעיון לכתיבת התקנון נולד מתוך צורך לחיבור ועבודה משותפת בין ארגוני המתנדבים השונים בעיר והרשות.
באירוע הרמת כוסית מיוחד לקראת חג הפסח, שנערך במעמד ראש העיר, חיים ביבס, סגנו ומחזיק תיק ההתנדבות, מויש לוי, המשנה לראש העיר ומחזיק תיק השירותים החברתיים, עמיעד טאוב וחבר המועצה אלעד שמעונוביץ, התכנסו יושבי הראש של הארגונים המתנדבים לאחל חג פסח שמח וכאמור להשיק את התקנון החדש.
כידוע, בעיר פועלים יותר משמונים ארגוני מתנדבים הפועלים במגוון תחומי סיוע לקהילה. מאחר ומספר הארגונים גבוה משמעותית ביחס לגיל העיר ולכמות התושבים נוצר צורך לאגד את הכללים תחת תקנון רשמי.
בשנת 2017 במסגרת קורס מקצועי שנערך ליו"רים של ארגוני המתנדבים בעיר עלה הצורך לבנות ולנסח תקנון לפורום. מהלך זה הבשיל בקרב יושבי הראש עם השנים ולאור צמיחתה של העיר, שנשארה עד היום למרות גודלה (כמעט 100,000 תושבים) עיר קהילתית מובהקת באופייה. הצורך למסד את שיתופי הפעולה הנרחבים הקיימים , את אופי הפעולה , הפעילות והעבודה בתחומים השונים הביא לכתיבת תקנון.
התקנון הוא פרי עבודה של ועדה שנבחרה מתוך פורום היו"רים. הוועדה ניסחה את התקנון בשקיפות מלאה אל מול היו"רים של העמותות והועבר להערות והארות החברים. לאחר מכן נוסח התקנון הועלה להצבעה על כל סעיפיו מול חברי ועדת היו"רים. באגף השירותים החברתיים ציינו כי כל תהליך העבודה על התקנון לווה ונתמך על ידי משרד הרווחה והשירותים החברתיים.
בערב פסח באירוע המסורתי לקראת החג עם חיים ביבס הודה ראש העיר ליושבי הראש על תרומתם הרבה לטובת העיר ותושביה לאורך כל השנה. "יש במודיעין מכבים רעות רוח של נתינה הקיימת בכל הרבדים של האוכלוסייה", אמר ביבס לנוכחים, "זה מתחיל אצלכם המתנדבים בבית, מחלחל לילדים שגם הם תורמים ונתרמים לטובת כלל האוכלוסיה, וזה מה שעושה את העיר שלנו לכל כך נפלאה."
במסגרת הרמת כוסית החגיגית והשקת התקנון חולקו גם תעודות סיום קורס מובילי התנדבות החדשני. הקורס התקיים בתמיכת משרד העבודה והשירותים החברתיים, מתוך הארגונים היו"רים בחרו מתנדבים מובילים, אשר קיבלו הכשרה והתחייבו בסיום הקורס להתנדב , הפרויקט אותו בחרו ויוצאים איתו לדרך הינו שימור מתנדבים בארגוני המתנדבים.
ממנהל האגף לשירותים חברתיים, יעקב אלמוג: "תקנון פורום יו"ר ארגוני המתנדבים הינו תוצר מבורך של תהליך ארוך ומורכב שגובש, בהסכמה, למסמך אחד, המרכז את הכללים לעבודת הפורום. במודיעין מכבים רעות יש יותר מ-80 ארגוני מתנדבים בקשת רחבה של עשייה מבורכת ומכאן הצורך לגיבוש הסכמות להתנהלות משותפת. אני מודה ליושבי הראש שעסקו בניסוח התקנון על העבודה החשובה."
רכזת המתנדבים באגף רונית שטייגמן בניאן אשר ליוותה את תהליך ניסוח ובניית התקנון יחד עם יו״ר ארגוני המתנדבים בעיר מוטי סיטון הביעה הערכתה ותודתה ליושבי הראש ולעומד בראשם וציינה כי זהו ללא ספק ציון דרך משמעותי בהתנדבות במודיעין מכבים רעות בפרט ולהתנדבות בארץ בכלל.