חוק החברות, התשנ"ט-1999, קובע כי כל חברה בע"מ שהיא חברה פרטית, להבדיל מחברה ציבורית, חייבת להגיש לרשם החברות דיווח שנתי על פעולותיה. אי קיום חובת הגשת דוח חברה באופן מלא או על פי הדרישות המחייבות שנקבעו בחוק החברות, עלול לגרום להטלת סנקציות על החברה ומנהליה ובמקרים מסוימים הסנקציות יופעלו גם נגד בעלי החברה. מועד הגשת הדוח השנתי על חברה פרטית חייב להיעשות לכל היותר תוך 14 ימים ממועד האסיפה השנתית, ובמקרים של חברה פרטית שאינה מקיימת אסיפה שנתית, עליה להגיש את הדוח תוך 14 ימים ממועד שליחת הדוחות הכספיים לבעלי המניות בחברה.
הגשה ידנית או מקוונת
באתר של רשם החברות ניתן למצוא קישור למילוי ולהגשת הדוח השנתי בצורה מקוונת או קישור להורדת הטופס כדי למלא אותו באופן ידני ולשלוח את הטופס בדואר. יש אפשרות גם להפקיד את הדוח השנתי בתיבת הדואר הממוקמת בכניסה למשרד רשם החברות בירושלים או לתאם פגישה באחת מלשכות רשות התאגידים כדי להגיש במקום את הדוח.
חשוב להדגיש כי כל חברה פרטית שאינה תאגיד החייב לדווח לרשות ניירות ערך, חייבת להגיש דוח חברה שנתי לרשם החברות. הדוח השנתי נועד לצורך דיווח ועדכון פרטי החברה הפרטית, הדוח כולל פרטים כגון כתובת החברה, חלוקת הון המניות בחברה הפרטית, בעלי המניות וכמות המניות שכל אחד מחזיק, פרטי הדירקטורים המכהנים, פרטי דירקטורים שאינם מכהנים עוד בחברה, ורשימה מעודכנת של המוסמכים לדווח. חשוב לציין כי הדוח השנתי לרשם החברות אינו מהווה דוח מאזן כספי אותו יש להגיש לרשות המסים, כמו כן אפשר להגיש את הדוח השנתי על החברה הפרטית טרם הכנת הדוחות הכספיים.
להקפיד על מילוי נכון
בעת מילוי דוח שנתי של חברה פרטית יש להקפיד על מילוי נכון של הפרטים, ובצורה מדויקת. יש להגיש דוח מקורי ולא העתק או צילום, ונדרשת חתימה של הדירקטורים בחברה. חתימת הדירקטור על הדוח השנתי מהווה אישור משפטי לאימות הפרטים המופיעים בדוח, ולצד חתימת הדירקטור חייבת להופיע חתימה מקורית נוספת המאמתת את החתימה של הדירקטור בחברה, בדרך חתימה של עורך דין או רואה חשבון שנכחו בעת מילוי הדוח והחתימה עליו.
יש לעדכן פרטים בהתאמה לשנת המס הנוכחית ולא למלא פרטים הנכונים לשנת המס הקודמת. במעמד הגשת הדוח השנתי של החברה הפרטית יש לצרף גם אישור על תשלום אגרה שנתית, תפקידו של רשם החברות לשלוח שובר תשלום אחת לשנה, יש לשלם את האגרה עד ה-28 בפברואר (אפשר לשלם גם באתר המקוון).
בנוסף, יש לצרף לדוח טופס מורשה לדווח (טופס 5), זהו טופס מקדים להגשת הדוח ויש למלא אותו בדיוק ובקפידה. כדי להימנע מטעויות, מעיכובים בהגשת הדוח השנתי ומקנסות מיותרים, מומלץ להיעזר ברואה חשבון מוסמך, אפשר גם לקבל עזרה במשרדים של רשויות המס בארץ.